Comment bien assurer son évènement associatif ?
En tant qu’association, vous souhaitez organiser un évènement pour promouvoir vos activités ou récolter des fonds ? En plus des déclarations administratives préalables et de l’organisation en elle-même, vous êtes tenu d’assurer la sécurité au cours de la manifestation. Gala de charité, vide-greniers, compétition sportive ou encore kermesse, la nature des festivités détermine vos obligations et les démarches qui en découlent. Alors voici des précautions à prendre pour bien assurer son évènement associatif.
Respecter ses obligations légales pour organiser un évènement associatif
Avant toute chose, l’organisation de célébrations associatives entraîne des démarches à effectuer en amont. L’association se doit de respecter les réglementations en termes de déclaration, de sécurité, d’accueil, d’horaire et d’hygiène. Parmi ces obligations légales, l’accueil de public nécessite d’en informer le Maire de la commune au préalable. Par ailleurs, il faut fournir une déclaration de manifestation pour pouvoir occuper le domaine public. Une autre démarche d’ordre administrative est de contacter la Société des Auteurs, Compositeurs et Éditeurs de musique, si vous prévoyez d’en diffuser pendant les festivités.
Enfin, selon le nombre de participants, le type d’évènement et le lieu d’accueil, vous devrez mettre en place différents moyens pour assurer la sécurité des participants et des lieux. Ainsi, vous serez peut-être obligé de faire appel à un service d’ordre pour éviter les débordements en cas de fréquentations grand public. Effectuez les contrôles suivants pour plus de sécurité : capacité du lieu d’accueil, accès, surveillance des installations électriques provisoires et prévention incendie.
Bien assurer son évènement associatif avec une responsabilité civile adaptée
Qu’elle soit culturelle, sportive, humanitaire ou professionnelle, une association est responsable de la protection des personnes et des biens lorsqu’elle est à l’initiative du rassemblement. La responsabilité de l’association peut être engagée en cas de dommages, humains ou matériels, causés lors de la manifestation à des membres ou à des participants : pertes, vols, survenance d’allergies, blessure lors d’une activité…
Il existe de nombreux risques, plus ou moins conséquents, que l’assurance responsabilité civile de l’association doit couvrir. Il est donc important que l’association vérifie les garanties dont elle dispose, en fonction de l’évènement organisé. Des options spécifiques permettent d’étendre les garanties pour correspondre au mieux à votre projet.
Prendre des précautions complémentaires pour protéger son évènement associatif
Des situations, relevant ou non de votre responsabilité, peuvent également compromettre le bon déroulement de ce moment de réjouissances. Des précautions d’ordre matériel, financier et juridique peuvent vous amener à vérifier votre couverture ou à souscrire à des garanties optionnelles.
- Couvrir le matériel dont vous avez la charge, contre un dommage survenu accidentellement ou contre le vol.
- Couvrir les pertes financières liées à l’annulation de l’évènement. Les frais engagés en amont peuvent être garantis en cas d’intempéries, d’indisponibilité d’une personne essentielle à l’évènement, ou en cas de force majeure.
- Protéger juridiquement l’association pour bénéficier d’une prise en charge totale ou partielle des frais juridiques en cas de litige.
Utilisation de locaux, de matériel, distribution d’aliments, activités à risque, voie publique… Pour être certains de penser à tous les risques et protéger au mieux votre évènement, contactez nos courtiers en assurance des associations. Nous pourrons vous conseiller pour garantir votre projet d’évènement associatif et consulter nos partenaires pour accéder aux meilleurs tarifs.